Jak na udržitelný event? Eventová manažerka odhaluje, co dělá event skutečně udržitelným a čeho se naopak vyvarovat

31. 1. 2023

Udržitelnost a cirkulární principy se postupně prolínají do firemních procesů i strategií, ať už z dobrovolné iniciativy firem nebo z důvodu povinné legislativy. Na udržitelné principy by však firmy neměly zapomenout ani při pořádání eventů, ať už se jedná o velké konference a festivaly nebo třeba firemní večírek. Co dělá event udržitelným? Na co se při snaze uspořádat udržitelnou akci zaměřit a čeho se naopak vyvarovat? To vše vysvětluje ředitelka eventového oddělení CIRA Advisory, Eva Šálková, a to na konkrétním příkladu mezinárodní konference #CIC2022: Evropa proti informačnímu chaosu a Mezinárodním strojírenském veletrhu, které organizovali.

Firmy hledají způsob, jak snížit ekologickou stopu svých eventů

I eventy mohou být cestou, jak dostát svým firemním závazkům v oblasti udržitelnosti. V tomto ohledu se na eventové oddělení CIRAA obrací firmy, které by rády svůj večírek nebo konferenci uspořádaly s co nejnižší ekologickou stopou a v rámci principů cirkulární ekonomiky. Ze strany firem zaznívají k udržitelným eventům mnohdy podobné dotazy, a proto se rozhodli na toto téma vyzpovídat eventovou expertku Evu Šálkovou, která vám odhalí, co obnáší přípravy udržitelných akcí.

Evi, prozradíš nám, co jsou to vlastně udržitelné eventy?

Pro mě je to jednoznačně event, kde se na udržitelnost myslí už od začátku, od samotné fáze plánování, přes realizaci a následné vyhodnocení. Je to takový event, kde sama udržitelnost je jeho záměrem, a promítá se tak do všech prvků plánování, a to včetně posouzení dodavatelů, které budeme pro event potřebovat, nebo zamyšlení se nad tím, jak můžeme věci, které jsme na event použili, po skončení akce znovu využít.

Co musí takový event splňovat, abychom ho mohli označit jako udržitelný?

Udržitelné akce jsou hodně o ověřování, prověřování, třeba právě dodavatelů a všeho, co se na akci chystáme použít. Cílem je pak nejnižší dopad eventu na životní prostředí. Udržitelné akce mohou mít ale kromě environmentálních i spoustu sociálních aspektů a benefitů. Můžeme třeba podpořit pracovní místa v regionu, zapojit do pořádání akce sociální podniky, budovat takto komunitu v dané oblasti nebo v rámci oboru.

Pak si myslím, že silnými motivátory pro pořádání udržitelných akcí jsou pro firmy i finanční a energetické úspory. Udržitelný event je způsobem, jak efektivně nakládat se zdroji. Materiál, který jsme již jednou zakoupili na nějakou předchozí akci, můžeme použít opakovaně, jen je potřeba na to myslet již při jeho pořizování. Ráda bych upozornila na to, že pokud po akci vysázím 100 stromů, tak to neznamená, že se jedná o 100 % uhlíkově neutrální akci. V tomto případě se nejedná o udržitelnou akci, ale o greenwashing.

Ze strany firem, které by chtěly uspořádat udržitelný event, prý padají mnohdy podobné a opakující se dotazy. S jakými otázkami se ze strany klientů tedy setkáváš nejčastěji?

Jednoznačně jedna z prvních otázek je, zda to nebude příliš drahé a složité. A pak jestli se to bude lidem líbit. K tomu říkám, že udržitelnost může naopak organizování akcí zlevnit. Jedná se především o úspory, o znovu použití věcí, které už máme, nebo třeba domluva barterové spolupráce. Spoustu věcí nemusíme na event kupovat, ale můžeme si je třeba půjčit.

Co se týká složitosti takových akcí, tak tam doporučuji vyhnout se metodám pokus a omyl a obrátit se rovnou na zkušeného koordinátora, který na sebe převezme organizování eventu. Klienti se tím vyhnou tomu, aby naletěli na různé greenwashingové praktiky, kterých je dnes plno.

A zda se to bude lidem líbit, to je samozřejmě otázka vkusu, mně se udržitelné akce líbí a jiné už ani neděláme. Důležitá je v tomto ohledu komunikace eventu. Je potřeba lidem vysvětlit, že udržitelnost na akci je vlastně benefit. Lidi na udržitelnost dnes velmi slyší a láká je to. Právě proto to pojímáme jako způsob vzdělávání o udržitelnosti v rámci eventu, nejčastěji nějakou hravou formou.

Když zmiňuješ metodu pokus omyl, jakých nejčastějších prohřešků se firmy ve snaze uspořádat udržitelný event mnohdy dopouštějí?

Jako nevětší prohřešek v tomto ohledu mi přijde, že je to nezkušenost firem s organizováním udržitelných akcí a pak to, že si nedají na vše dostatek času. Pak nestíhají, a to nemusí dopadnout dobře. Doporučuji tedy hlavně začít se vším včas, mít připravený tým a jasně vědět, čeho chci vlastně dosáhnout. Dobré je mít nějakého zkušeného koordinátora, který s akcí pomůže.

V tomto ohledu jdou do toho některé firmy opravdu po hlavě, chtějí hned, aby na akci bylo úplně všechno udržitelné a pak udělají spoustu chyb. Třeba to, že si neověřují dodavatele, věří všemu, co jim dodavatel řekne a už se po tom více nepídí. Opravdu apeluji, že je potřeba vše předem promyslet. Co chci, jak to udělám, kde to nakoupím, ale i co s tím udělám po skončení akce.

Evi, napadá tě z poslední doby nějaký event, který bys uvedla jako vzorový z pohledu udržitelnosti?

Z akcí CIRAA z poslední doby bych uvedla mezinárodní konferenci #CIC2022: Evropa proti informačnímu chaosu. Tam se nám povedla spousta hezkých udržitelných řešení. Třeba jsme měli půjčené visačky na krk, a to v rámci partnerství s danou firmou, která nám visačky půjčila formou barteru za uvedení jejich proma na akci. Nemuseli jsme tedy nic kupovat. To je taky hezký příklad toho, jak se dá na uspořádání udržitelného eventu ušetřit. V rámci cateringu jsme pak nepoužili nic jednorázového. A zbytky jídla si mohli vzít účastníci domů.

Hodně jsme také minimalizovali tiskoviny na akci a místo toho jsme použili QR kódy s infem na webu. Když už jsme přeci jenom museli něco tisknout, tak jsme použili recyklovaný papír s certifikátem. Zbytky tiskovin a papíru jsem pak po akci nesla do školky, kde si na ně mohou děti dále malovat, nebo z nich mohou něco vyrobit, vystříhat.

Pro samotnou akci jsme pak zvolili místo konání v centru města, aby se všichni účastníci mohli dostavit pěšky nebo MHD. K tomu jsme účastníky před akcí přímo vyzvali. A doporučovali jsme jim také hotely, kde víme, že dbají na zásady udržitelnosti.

Druhou část rozhovoru najdete přímo na webu CIRA Advisory. Přečtěte si o další úspěšné akci a o tom, jak udržitelnost eventů měřit.

Zdroj: Jak na udržitelný event? Eventová manažerka odhaluje, co dělá event skutečně udržitelným a čeho se naopak vyvarovat. CIRA Advisory. Blogový článek. 11. 1. 2023.